企画書・提案書の資料作成のコツ

2020年5月20日

会社勤めでプレゼン資料などを多く作ってきた経験があるので、仕事の資料作成の上達のコツをまとめました。

ここで言う資料とは、主にパワーポイントなどのプレゼンテーションツールで作成した提案書や企画書を対象としています。

(研究資料など長文の内容ではなく、端的に分かりやすく伝えるための資料についての内容になります。)

また、資料を凝って作成し時間をかけすぎないよう、シンプルな資料が良いというのが持論です。

 

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簡潔な文章で記載する(箇条書き や 短いセンテンス)

できるだけ短い文章にした方が、パッと見て分かりやすくなります。複数項目を列挙する際は、箇条書きで端的な表現にします。敬語表現は使用しないようにします。

以下に私のプロフィールを例に 文章 の場合と 表で表現 した場合の見え方を提示します。

 

■文章

こんにちは。みずのと(癸)です。

居住地は東京で、年齢はアラフォーの女性です。仕事は会社員で、1人暮らしをしていて、最近の趣味はドラマ鑑賞・読書・ブログ書きです。

■表に記載

 

表の方が、各項目がぱっと目に入ってきやすいことが分かると思います。

 

また、 同じことを二度書かないようにするのもポイントです。

文章が多いほど沢山考えている資料っぽく見せられるという人も居るかもしれませんが、読むのに労力がかかりますので、同じことを伝えるのであれば、端的に考えを伝える目的の資料の場合は思い切って不要な要素(同じようなことを記載している箇所)は削り、すっきりした方が良いです。

色使いは2・3色

最近はプレゼンソフトが進化して、元から素敵な色合いのカラーパレットが入っているので、誰でも統一感ある色合いの資料が作れるようにはなりましたが、参考図表などを盛り込み色が多彩になり過ぎてしまった場合には印象が散漫になることもあると思います。

資料上で使用する色数は、2・3色、または色数を増やす場合同系色のグラデーションを使用することをお薦めします。

また、強すぎる色は避けます。(真っ赤・真っ黄色など原色を広い面積に使用すると、その部分にばかり目が行き、他がかすみます。)

要素の縦横を揃える、余白を設ける

例えばページ内に写真を4つ配置する場合に上下左右の位置を揃える、円グラフや棒グラフなどを複数配置する際に上の位置または下の位置を揃える、ページ内に複数ある小見出しの位置を揃える、などオブジェクトをきちんと揃えるとすっきり見えます。

また、文章が密に書かれていたりオブジェクトが詰め詰めに配置されていると読みにくくなるので、適度な余白を設定した方が良いです。

無駄な線や図形も削除します。資料の全体を囲む枠線など、何でだか存在しているけれどさして役割のないオブジェクトは、思い切って削除するとすっきりします。

要素が少ないほど言いたいことを際立たせることが出来ます。

下記サイトではグラフなどの色デザインを美しくするために必要な要素を紹介していてとてもわかりやすいです。
伝わるデザイン : http://tsutawarudesign.com/

紙の状態でチェックする

書いた内容はプリントアウトした紙にしてチェックした方が良いです。

ペーパーレス化の今の時代、古い考えかもしれませんが、パソコンモニター上での視認性は紙より劣ると言われていますので、細かい文言の間違いがないか紙で最終チェックします。

 

また、時間をおいて再チェックするのも良いです。

時間に余裕がある前提ですが、資料を作成したら1日2日放置して(寝かせて)、その後他人の目で再度資料に目を通すと、「やっぱりこの部分は分かりにくいかも?」といったことが見えてくることがあります。

作成した直後は「がんばって作ったぞ!」という達成感が入り混じっているので、なかなか自分の資料を客観的には見れないと思います。

なので客観的に資料上の表現や構成が最適か判断するために時間を置くのは良い策だと思います。

ちなみに他の創作物全般についても同様のことが言えるかもしれません。(例えばブログの投稿文章も、後日自分で書いたものを読んで「何かここ分かりにくいわ~」と感じたりすることがあります。)

良い資料をまねする

資料作成に慣れていないうちは、作りこめば作りこむほど、どういう色使いやデザイン、構成にすればいいか分からない! と頭を抱えてしまうこともあると思います。

そのような時は、良いと感じた他の人の資料をマネするのがおすすめです。

社内の人の資料のみでなく、ネットで検索したり("プレゼン資料"というキーワードで画像表示)、企業ホームページのデザインなどはプロが見やすいように作成している場合が多いので結構参考になると思います。

全て独自でやろうとするとより時間を要しますので、さるまねではなく、ある要素だけ取り入るために他資料を参考に活用するのは良いです。いろいろ見ることで自分の審美眼も磨かれると思います。(私もこのサイトの色使いは(まだ作り込みが十分でないですが)いろいろなサイトを見て参考にさせてもらっています)